Как принимать дела
В жизни менеджера высокого уровня рано или поздно возникает необходимость возглавить то или иное предприятие. По закону новый руководитель является правопреемником уволившегося генерального директора. А зачастую вместе с креслом предшественника новичку "в наследство" достается и весь багаж далеко не всегда корректных предыдущих решений. Но разве должен новый управляющий отвечать за ошибки, совершенные до его вступления в должность? За серьезные ошибки в управлении компанией руководитель обязан возмещать причиненные им убытки по требованию собственника. И чем крупнее предприятие, тем больше цена ошибки и больше ответственность управляющего.
За невыплату зарплат, пенсий, пособий, за уклонение от уплаты налогов или страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, за незаконное получение кредита (это далеко не полный список оснований) - руководитель может быть привлечен даже к уголовной ответственности.
Очевидно, что, с учетом такого риска, будущему руководителю необходимо зафиксировать "точку отсчета", с которой он приступил к работе, и зафиксировать документально. Только это даст возможность доказать в будущем, какие действия были совершены руководителем, а какие - его предшественником. Не натолкнуться на "скелеты в шкафу" бывшего директора помогут и грамотно проведенные передача и прием дел.
В том, что к этой процедуре обычно относятся формально - мы убедились на практике. Такое пренебрежение порой приводит к самым неприятным последствиям. Как принять дела и при этом получить достоверную картину происходящего в компании? Рассмотрим подробно процесс передачи дел на примере акционерного общества.
Создаем комиссию.
Учитывая, что размеры предприятий в форме акционерных обществ, как правило, внушительные, а передача дел - процесс трудоемкий, новоиспеченному генеральному директору стоит назначить исполнителей, ответственных за подготовку дел к передаче. В приказе о создании такой комиссии хорошо бы определить срок подготовки и дату представления документации генеральному директору для ознакомления. В состав комиссии, кроме заместителя и двух-трех ответственных работников, хорошо бы ввести еще и некое доверенное лицо, "глаза и уши" директора.
Определяем объем дел.
Обезопасить нового генерального директора от неприятностей поможет и максимально полный перечень передаваемых дел (документов). Такой перечень играет существенную роль: именно он определяет тот объем дел, которые новый руководитель "увидит" при передаче и соответственно, чем полнее будет список, тем меньше будут риски руководителя.
Какие именно документы следует указать в перечне? Как правило, список формируется с учетом обязательных к хранению в обществе документов: устав со всеми изменениями и дополнениями, внутренние документы общества, годовые отчеты, документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - все документы, предусмотренные законом (ст.89 Федерального закона "Об акционерных обществах"), уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества.
Практика показывает, что перечисленных в законе документов недостаточно для проведения полноценной передачи дел. К обязательному списку следует добавить:
1. приказы о назначении материально-ответственных лиц;
2. список лиц, имеющих право подписи на финансовых документах (банковские карточки);
3. печати и штампы общества;
4. документы, подтверждающие законность занимаемого обществом помещения;
5. список сотрудников (штатное расписание);
6. приказы о принятии сотрудников на работу;
7. трудовые договоры с сотрудниками;
8. приказы об установлении лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, а также порядка доступа к такой информации, и т.п.;
9. список всех открытых счетов общества;
10. отчет о порядке исполнения обществом рекомендаций аудиторов и требований контролирующих органов;
11. действующие договоры, заключенные на длительный срок (список + оригиналы договоров);
12. незавершенные договоры (список + оригиналы договоров)
За невыплату зарплат, пенсий, пособий, за уклонение от уплаты налогов или страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, за незаконное получение кредита (это далеко не полный список оснований) - руководитель может быть привлечен даже к уголовной ответственности.
Очевидно, что, с учетом такого риска, будущему руководителю необходимо зафиксировать "точку отсчета", с которой он приступил к работе, и зафиксировать документально. Только это даст возможность доказать в будущем, какие действия были совершены руководителем, а какие - его предшественником. Не натолкнуться на "скелеты в шкафу" бывшего директора помогут и грамотно проведенные передача и прием дел.
В том, что к этой процедуре обычно относятся формально - мы убедились на практике. Такое пренебрежение порой приводит к самым неприятным последствиям. Как принять дела и при этом получить достоверную картину происходящего в компании? Рассмотрим подробно процесс передачи дел на примере акционерного общества.
Создаем комиссию.
Учитывая, что размеры предприятий в форме акционерных обществ, как правило, внушительные, а передача дел - процесс трудоемкий, новоиспеченному генеральному директору стоит назначить исполнителей, ответственных за подготовку дел к передаче. В приказе о создании такой комиссии хорошо бы определить срок подготовки и дату представления документации генеральному директору для ознакомления. В состав комиссии, кроме заместителя и двух-трех ответственных работников, хорошо бы ввести еще и некое доверенное лицо, "глаза и уши" директора.
Определяем объем дел.
Обезопасить нового генерального директора от неприятностей поможет и максимально полный перечень передаваемых дел (документов). Такой перечень играет существенную роль: именно он определяет тот объем дел, которые новый руководитель "увидит" при передаче и соответственно, чем полнее будет список, тем меньше будут риски руководителя.
Какие именно документы следует указать в перечне? Как правило, список формируется с учетом обязательных к хранению в обществе документов: устав со всеми изменениями и дополнениями, внутренние документы общества, годовые отчеты, документы бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности - все документы, предусмотренные законом (ст.89 Федерального закона "Об акционерных обществах"), уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества.
Практика показывает, что перечисленных в законе документов недостаточно для проведения полноценной передачи дел. К обязательному списку следует добавить:
1. приказы о назначении материально-ответственных лиц;
2. список лиц, имеющих право подписи на финансовых документах (банковские карточки);
3. печати и штампы общества;
4. документы, подтверждающие законность занимаемого обществом помещения;
5. список сотрудников (штатное расписание);
6. приказы о принятии сотрудников на работу;
7. трудовые договоры с сотрудниками;
8. приказы об установлении лиц, имеющих доступ к конфиденциальной информации, а также порядка доступа к такой информации, и т.п.;
9. список всех открытых счетов общества;
10. отчет о порядке исполнения обществом рекомендаций аудиторов и требований контролирующих органов;
11. действующие договоры, заключенные на длительный срок (список + оригиналы договоров);
12. незавершенные договоры (список + оригиналы договоров)